Onthaalmap maken
Een onthaalmap maken: vijf manieren naast elkaar.
Wat erin hoort, waar elke manier sterk in is en waar ze tekortschiet — voor je B&B, je hotel of je tour.
Wat hoort er in een onthaalmap?
Een onthaalmap beantwoordt de vragen die een gast je anders zelf stelt: hoe hij binnenraakt en tegen wanneer hij weer weg moet, wat het wifiwachtwoord is, hoe alles in huis werkt en waar je op rekent, en bij wie hij terechtkan als er iets is. Daarna komt de buurt: waar hij gaat eten, wat hij gaat bekijken en naar welke adressen jij zelf gasten stuurt.
In Nederland heet hij een gastenmap. Hoe je hem ook maakt, drie dingen bepalen of een gast hem echt gebruikt: hij staat in een taal die de gast leest, hij werkt ook waar de verbinding wegvalt, en de deurcode en de wifi staan niet ergens waar iedereen ze kan zien.
Vijf manieren om hem te maken
-
Een map op papier
Sterk in: hij ligt klaar op de kamer, heeft geen smartphone of verbinding nodig en kan er prachtig uitzien. Zwakker: hij blijft liggen als je gast de deur uitgaat, bij elke wijziging moet je opnieuw afdrukken, en met meer dan één taal wordt hij dik.
-
Een pdf of een document
Sterk in: je maakt hem met wat je al hebt en mailt hem voor de aankomst door. Zwakker: op een smartphone is het knijpen en schuiven, er zit meestal geen kaart in om op te tikken, en een oude versie blijft circuleren in elke mailbox waar je hem ooit naartoe stuurde.
-
De gids van een boekingsplatform
Sterk in: wie via dat platform boekt, heeft de app al, en de gids staat waar je gast toch al kijkt. Zwakker: hij is bedoeld voor wie via dat platform boekt, en wie rechtstreeks of elders boekt, bereik je er moeilijk mee; hij ziet eruit als het platform en niet als jouw zaak, en wat erin staat, schrijf je grotendeels zelf.
-
Een website of een linkpagina
Sterk in: je eigen adres, je eigen stijl en één link voor alles. Zwakker: wie het adres kent, kan hem openen, dus de deurcode en de wifi horen er niet op; zonder verbinding laadt hij meestal niet, en een kaart, tips en vertalingen maak je allemaal zelf.
-
Een digitale gids, zoals VidiVeni
Sterk in: gemaakt voor net dit — op de smartphone van je gast, in zijn taal, met een kaart, eenmaal open ook zonder verbinding te lezen, en wat enkel gasten mogen zien achter een eigen link. Zwakker: je gast heeft er een smartphone voor nodig, het is een abonnement, en je hangt af van een dienst die je niet zelf in handen hebt.
Zo maak je er een met VidiVeni
Je vertrekt van je adres. Het deel over de buurt komt uit onze nagekeken catalogus van echte adressen, elk met een plaats op de kaart, een beschrijving en een praktische tip; jij zet er je welkomstwoord, je favorieten, je eigen adressen en je huisinformatie bij. Wat je zelf schrijft, schrijf je één keer: in je gidsen in andere talen staat het automatisch vertaald, met een regel die dat meldt.
Eén QR-code op de kamer, of op het kaartje bij een tour, opent de gids, en enkel achter die code zitten de wifi, de deurcode en de uren van in- en uitchecken. Verandert er iets, dan pas je het aan in het dashboard; de afgedrukte code blijft gewoon werken.
Wat hosts vragen
Ik heb al een map op papier. Waar begin ik?
Bij wat er al in staat. Je welkomstwoord, je huisregels en de adressen waar je zelf gasten naartoe stuurt, neem je mee, voor welke manier je ook kiest. Schrap wat niet meer klopt, en zet vooraan wat gasten je het vaakst vragen: dat zoeken ze eerst.
Op papier of digitaal: wat werkt beter?
Papier ligt klaar op de kamer en heeft geen smartphone nodig. Digitaal gaat mee de deur uit, pas je aan zonder opnieuw af te drukken en kan in de taal van je gast staan. Je kunt ook allebei doen: een blad met de QR-code in de onthaalmap, en de gids op de smartphone van je gast.
Moet ik dat allemaal zelf schrijven?
Bij een map op papier, een document of een website schrijf je alles zelf. Bij VidiVeni komt het deel over de buurt uit onze nagekeken catalogus; jij schrijft je welkomstwoord en je huisinformatie en kiest je favorieten. Een adres dat niet in de catalogus staat, zoals die ene bakker, voeg je zelf toe.
Waar zet ik de wifi en de deurcode?
Niet op een pagina die iedereen kan openen. Bij VidiVeni zitten ze enkel achter de link van de QR-code op de kamer; de gewone deellink en je openbare pagina tonen ze nooit, en op het afgedrukte kaartje staat de wifi enkel als je dat aanvinkt.
Maak ik voor elke gast een nieuwe onthaalmap?
Neen. Een onthaalmap is er voor al je gasten: bij VidiVeni maak je er één voor je zaak of je tour, in elke taal die je aanbiedt, en elke gast opent hem met dezelfde QR-code. Wil een gast een planning voor zijn eigen verblijf, dan maak je van die gids in één stap een gids voor zijn boeking: aankomst, vertrek en, als je wil, zijn naam, op een eigen link die kort na vertrek stopt.
Beginnen
Begin niet aan een leeg blad.
Vraag een demo aan: we zetten vooraf de onthaalmap voor je eigen zaak klaar en overlopen hem samen tijdens het gesprek. Of open eerst de voorbeelden, net zoals gasten ze krijgen.