Wat er met je gegevens gebeurt, en wat nog niet klaar is.

Waar je gegevens staan

VidiVeni draait op één server bij Google Cloud in België, binnen de EU. De databank wordt voortdurend gekopieerd naar een afgeschermde opslag in dezelfde regio, en de foto’s die we zelf bijhouden, staan daar in een aparte opslag. Cloudflare staat ervoor: het levert deze website, en alles wat een bezoeker naar de server stuurt, passeert eerst langs Cloudflare.

Wie er nog aan te pas komt

Voor enkele taken doen we een beroep op andere diensten. Dit zijn ze, en wat elk voor ons doet:

• Google Cloud — de server, de databank en de opslag, in België.
• Cloudflare — staat voor de hele dienst: levert deze website, leidt het verkeer naar de server, houdt spam uit de formulieren en stuurt mail aan onze adressen door.
• Resend — verstuurt onze e-mails, zoals een uitnodiging, een link om een nieuw wachtwoord te kiezen of wat je via het contactformulier doorstuurt, vanuit de EU of de Verenigde Staten.
• Google (Gmail) — de mailbox waarin mail aan onze adressen binnenkomt en bijgehouden wordt, ook wat je via het contact- of demoformulier doorstuurt.
• Pendo — pseudonieme gebruiksstatistieken van deze website en het beheerscherm, nooit in een gids.
• Umami — bezoekcijfers van deze website en het beheerscherm, zonder cookies, nooit in een gids.
• Google Gemini of Anthropic — schrijft de tekst van een gids, in de Verenigde Staten, onder de standaardcontractbepalingen van de EU. Mee gaan de plaats, de reisdata en de wensen voor de gids en, als die ingevuld is, de voornaam of groepsnaam van de gasten; nooit een e-mailadres of accountgegevens.
• OpenStreetMap (Nominatim) — zoekt je adres op de kaart op, één keer, als je het adres van je zaak opslaat.

Deze lijst verandert niet zonder dat het eerst hier staat. Beide statistiekdiensten schakel je uit via de cookie-instellingen onderaan deze pagina.

Je browser haalt daarnaast zelf kaarten, het weer en foto’s op bij enkele andere diensten. Die staan in ons privacybeleid (in het Engels).

Aanmelden en toegang

Wachtwoorden houden we enkel bij als hash, met bcrypt: het wachtwoord zelf kan niemand teruglezen, ook wij niet. Een sessie stopt na een halve dag, tenzij je bij het aanmelden ‘Blijf aangemeld’ aanvinkt.

Wat iemand doet met het account van een ander — een rol wijzigen, schorsen, exporteren, verwijderen — en wijzigingen aan de instellingen van een organisatie, zoals de huisstijl, komen in een auditlog: wie, wat en wanneer. Aanmelden in twee stappen bestaat nog niet.

Versleuteld onderweg

Alles loopt over een versleutelde verbinding (TLS): deze website, de gidsen, de foto’s en het beheerscherm. Wie een adres met http:// intikt, wordt doorgestuurd naar de versleutelde versie.

Jouw gegevens, jouw keuze

In je profiel download je je accountgegevens — je profiel, je toestemmingen, de lijst van gidsen die je maakte en de meldingen die je deed — en sluit je je account zelf af. Ben je de enige eigenaar van een team met collega’s, vraag VidiVeni dan eerst om het eigenaarschap aan een van hen over te dragen.

Staat de naam van een gast in een gids die al uitgegeven is, dan halen we die er op vraag uit: stuur de link van de gids naar [email protected].

Hoe lang we iets bijhouden

De meeste soorten gegevens hebben een bewaartermijn, afgestemd op waarvoor we ze nodig hebben; enkele hebben er nog geen. Welke termijnen dat zijn, welke vanzelf lopen en welke we nog met de hand toepassen, staat in ons privacybeleid (in het Engels).

Als er iets misloopt

Voor een datalek ligt een uitgeschreven procedure klaar: eerst indijken, dan nagaan wat er getroffen is, en melden waar de wet dat vraagt, binnen de termijn die de wet daarvoor oplegt.

Vind je een zwakke plek in VidiVeni? Mail naar [email protected], hetzelfde adres dat in onze security.txt staat, en beschrijf wat je vond. Een mens leest het.

Staat er op de openbare pagina van een uitbater iets wat daar niet thuishoort? Elke openbare pagina heeft een link die een melding aan hetzelfde adres opent, al ingevuld met wat we nodig hebben. We bekijken elke melding en laten je weten wat we beslist hebben.

De verwerkersovereenkomst

Onze verwerkersovereenkomst is een ontwerp, en er is nog niets ondertekend. Wil je het huidige ontwerp lezen, vraag het dan via [email protected].