Wat er met je gegevens gebeurt, en wat nog niet af is.

Waar je gegevens staan

VidiVeni draait op één server bij Google Cloud in België, binnen de EU. De database wordt doorlopend gekopieerd naar een afgeschermde opslag in dezelfde regio, en de foto’s die we zelf bewaren, staan daar in een aparte opslag. Cloudflare staat ervoor: het levert deze website, en alles wat een bezoeker naar de server stuurt, gaat eerst via Cloudflare.

Wie er verder bij komt

Voor een paar taken schakelen we andere diensten in. Dit zijn ze, en wat elk voor ons doet:

• Google Cloud — de server, de database en de opslag, in België.
• Cloudflare — staat voor de hele dienst: levert deze website, leidt het verkeer naar de server, houdt spam uit de formulieren en stuurt mail aan onze adressen door.
• Resend — verstuurt onze e-mail, zoals een uitnodiging, een link om een nieuw wachtwoord te kiezen of wat je via het contactformulier stuurt, vanuit de EU of de Verenigde Staten.
• Google (Gmail) — de mailbox waarin mail aan onze adressen binnenkomt en bewaard wordt, ook wat je via het contact- of demoformulier stuurt.
• Pendo — pseudonieme gebruiksstatistieken van deze website en het dashboard, nooit in een gids.
• Umami — bezoekcijfers van deze website en het dashboard, zonder cookies, nooit in een gids.
• Google Gemini of Anthropic — schrijft de tekst van een gids, in de Verenigde Staten, onder de standaardcontractbepalingen van de EU. Mee gaan de plaats, de reisdata en de wensen voor de gids en, als die is ingevuld, de voornaam of groepsnaam van de gasten; nooit een e-mailadres of accountgegevens.
• OpenStreetMap (Nominatim) — zoekt je adres op de kaart op, één keer, als je het adres van je locatie opslaat.

Deze lijst verandert niet zonder dat het eerst hier staat. De twee statistiekdiensten zet je uit met de cookie-instellingen onderaan deze pagina.

Je browser haalt daarnaast zelf kaarten, het weer en foto’s op bij een paar andere diensten. Die staan in ons privacybeleid (in het Engels).

Inloggen en toegang

Wachtwoorden bewaren we alleen als hash, met bcrypt: het wachtwoord zelf kan niemand teruglezen, ook wij niet. Een sessie stopt na een halve dag, tenzij je bij het inloggen ‘Blijf ingelogd’ aanvinkt.

Wat iemand doet met het account van een ander — een rol wijzigen, schorsen, exporteren, verwijderen — en wijzigingen aan de instellingen van een organisatie, zoals de huisstijl, komen in een auditlog: wie, wat en wanneer. Inloggen in twee stappen is er nog niet.

Versleuteld onderweg

Alles gaat over een versleutelde verbinding (TLS): deze website, de gidsen, de foto’s en het dashboard. Wie een adres met http:// intikt, wordt doorgestuurd naar de versleutelde versie.

Jouw gegevens, jouw keuze

In je profiel download je je accountgegevens — je profiel, je toestemmingen, de lijst van gidsen die je maakte en de meldingen die je deed — en sluit je je account zelf. Ben je de enige eigenaar van een team met collega’s, vraag VidiVeni dan eerst het eigenaarschap aan een van hen over te dragen.

Staat de naam van een gast in een gids die al is uitgegeven, dan halen we die er op verzoek uit: stuur de link van de gids naar [email protected].

Hoe lang we iets bewaren

De meeste soorten gegevens hebben een bewaartermijn, afgestemd op waarvoor we ze hebben; een paar hebben er nog geen. Welke termijnen dat zijn, welke vanzelf lopen en welke we nog met de hand toepassen, staat in ons privacybeleid (in het Engels).

Als er iets misgaat

Voor een datalek ligt een uitgeschreven procedure klaar: eerst indammen, dan uitzoeken wat er geraakt is, en melden waar de wet dat vraagt, binnen de termijn die de wet daarvoor stelt.

Vind je een zwakke plek in VidiVeni? Mail naar [email protected], hetzelfde adres dat in onze security.txt staat, en beschrijf wat je vond. Een mens leest het.

Staat er op de openbare pagina van een gastheer iets wat daar niet hoort? Elke openbare pagina heeft een link die een melding aan hetzelfde adres opent, al ingevuld met wat we nodig hebben. We beoordelen elke melding en laten je weten wat we besloten.

De verwerkersovereenkomst

Onze verwerkersovereenkomst is een concept, en er is nog niets ondertekend. Wil je het huidige concept lezen, vraag het dan via [email protected].